Libre Office Calc

Ξενάγηση στο περιβάλλον του Calc

Το περιβάλλον εργασίας του Calc αποτελείται βασικά από ένα φύλλο εργασίας. Αυτό καταλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος της οθόνης και το απαρτίζουν πολλά κελιά. Αυτά που είναι ορατά στο χρήστη συνιστούν ένα μικρό μόνο τμήμα του φύλλου. Για την "κίνηση" σε ολόκληρη την έκτασή του χρησιμοποιούνται οι μπάρες κύλισης. Έτσι, στη δεξιά πλευρά της οθόνης υπάρχει η κατακόρυφη μπάρα, η οποία μας επιτρέπει να μετακινούμε το φύλλο πάνω κάτω, ώστε να φέρνουμε μπροστά μας την επιθυμητή περιοχή του. Στις άκρες της μπάρας βρίσκονται επίσης δύο μικρά βέλη που εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό. Αντίστοιχα, την κίνηση του φύλλου κατά τον οριζόντιο άξονα πραγματοποιεί μια οριζόντια γραμμή κύλισης στο δεξί τμήμα της κάτω πλευράς του. Και εδώ υπάρχουν τα δύο βέλη με τα οποία μετακινείται το φύλλο αριστερά δεξιά.

Ξενάγηση στο περιβάλλον του Calc

Αριστερά από την μπάρα οριζόντιας κύλισης είναι ένας χώρος όπου ξεχωρίζουν οι ετικέτες των φύλλων ("Sheet 1", "Sheet 2" κ.λπ.). Από αυτές επιλέγουμε το φύλλο στο οποίο θα εργαστούμε, αφού, όπως θα δούμε παρακάτω, είναι δυνατόν να δουλεύουμε σε πολλά φύλλα εργασίας ταυτόχρονα (όλα μαζί αποτελούν ένα "Spreadsheet"). Αν κοιτάξουμε ακόμη πιο αριστερά, θα βρούμε τα πλήκτρα κίνησης των ετικετών, τα οποία αποδεικνύονται χρήσιμα στην περίπτωση που το βιβλίο εργασίας διαθέτει τόσο πολλά φύλλα, ώστε οι ετικέτες τους να μη φαίνονται όλες ταυτόχρονα.

Στην αριστερή και την πάνω πλευρά του φύλλου εργασίας εμφανίζονται αντίστοιχα μια στήλη με αριθμούς και μια γραμμή με κεφαλαία λατινικά γράμματα. Αυτές προσδίδουν μονοσήμαντα την ονομασία κάθε κελιού, ώστε να είναι δυνατός ο ορισμός του. Για παράδειγμα, το κελί που ανήκει στη στήλη "D" και βρίσκεται στο ύψος της γραμμής "14" ονομάζεται D14. Αυτό που βρίσκεται αμέσως δεξιά του ονομάζεται Ε14 (αφού ανήκει στη διπλανή στήλη "E"), ενώ το από κάτω D15. Πάνω από το φύλλο εργασίας, δηλαδή πάνω από τη γραμμή με τις "επικεφαλίδες" των στηλών, εντοπίζεται η γραμμή των τύπων. Αυτή ουσιαστικά αποτελείται από δύο τμήματα: Στο αριστερό αναφέρεται το επιλεγμένο κάθε στιγμή ("ενεργό") κελί. Εάν δηλαδή έχουμε επιλέξει -είτε με το ποντίκι είτε με τα "βελάκια" κατεύθυνσης του πληκτρολογίου- το κελί J12, στο αριστερό μέρος της γραμμής των τύπων θα αναφέρεται "J12". Επιπλέον, το κελί J12 θα διαθέτει τονισμένο περίγραμμα. Στο υπόλοιπο και μεγαλύτερο τμήμα της γραμμής των τύπων εμφανίζεται το περιεχόμενο του κελιού ή ο τύπος που το προσδιορίζει. Τέλος, ακόμη πιο πάνω υπάρχουν οι γραμμές εργαλείων που χρησιμεύουν για την εύκολη ενεργοποίηση ορισμένων συνηθισμένων εργασιών, αλλά και η γραμμή των εντολών, η οποία εμφανίζει τα μενού με όλες τις επιλογές του Calc.

Βιβλία και Φύλλα Εργασίας

Όπως σε όλα προγράμματα, έτσι και στο Calc δουλεύουμε με αρχεία. Η ονοματολογία τους χαρακτηρίζεται κατά κανόνα από την κατάληξη (επέκταση) ".ods". Επομένως, μέσα από το Calc "Ανοίγουμε" και "Αποθηκεύουμε" αρχεία του τύπου "Έσοδα.ods" ή "Κατανομή.ods".

Ένα αρχείο (παραδείγματος χάριν το "Έσοδα.ods") είναι αυτό που λέμε "Spreadsheet".

Στην ουσία είναι πολλά φύλλα εργασίας μαζί (το πόσα το ορίζετε εσείς) τα οποία αφορούν το ίδιο θέμα. Τα δεδομένα που περιέχονται στα φύλλα εργασίας ενός βιβλίου εργασίας είναι είτε ανεξάρτητα μεταξύ τους είτε εξαρτημένα.

Ας δώσουμε ένα παράδειγμα: μπορεί σε ένα βιβλίο εργασίας (αρχείο) με το όνομα "Κύκλοι εργασιών.ods" να περιέχονται τρία φύλλα που να αφορούν στον κύκλο εργασιών τριών διαφορετικών εταιρειών (μία εταιρεία σε κάθε φύλλο). Στην περίπτωση αυτή, τα δεδομένα κάθε φύλλου είναι ανεξάρτητα από των υπολοίπων -ουσιαστικά τα τρία φύλλα απλώς συνυπάρχουν. Το αντίθετο μπορεί να συμβεί στην περίπτωση που σε ένα βιβλίο εργασίας έχουμε δημιουργήσει τα φύλλα "Έσοδα εταιρείας", "Έξοδα εταιρείας" και "Ισολογισμός". Τότε είναι δυνατόν, το φύλλο "Ισολογισμός" όχι απλώς να συνυπάρχει με τα άλλα δύο, αλλά και να τροφοδοτείται με δεδομένα από αυτά.

Κάθε φύλλο εργασίας έχει ένα όνομα που του δίνουμε εμείς εάν το επιθυμούμε. Σε αντίθετη περίπτωση, ονομάζονται "Sheet1", "Sheet2" κ.ο.κ. Επίσης, κάθε βιβλίο εργασίας διαθέτει αρχικά τρία φύλλα εργασίας, αλλά μπορούμε να προσθέσουμε νέα ή να τα διαγράψουμε κατά βούληση. Η επιλογή του φύλλου γίνεται κάνοντας κλικ με το ποντίκι στην ετικέτα του, οπότε το περιεχόμενό του εμφανίζεται στην οθόνη, υπερκαλύπτοντας τα υπόλοιπα φύλλα του βιβλίου εργασίας.

Ο ρόλος των κελιών

Το κελί αποτελεί το μικρότερο "δομικό" στοιχείο ενός φύλλου εργασίας. Κάθε κελί μπορεί να δεχτεί στοιχεία -από απλό κείμενο μέχρι μια σύνθετη λογική πράξη. Η ύπαρξη των κελιών αυτομάτως διευκολύνει την ταξινόμηση των δεδομένων, καθώς δημιουργεί μια στοιχειώδη δομή μέσα στο φύλλο εργασίας.

Ο ρόλος των κελιών

Το σημαντικότερο πλεονέκτημα που προσφέρουν, όμως, δεν βρίσκεται εκεί, αλλά στη δυνατότητά τους να αποκτούν δυναμικά περιεχόμενο που εξαρτάται από κάποια μαθηματική πράξη ή συσχετισμό ο οποίος αφορά σε κάποια άλλα κελιά. Αναφέρουμε ως παράδειγμα την πολύ απλή περίπτωση κατά την οποία ορίζουμε την τιμή ενός κελιού ως το μέσο όρο των τιμών δύο άλλων.

Είναι φανερό ότι, για να υπάρξει και να προσδιοριστεί αυτή η "συνεργασία" μεταξύ των κελιών, θα πρέπει καθένα από αυτά να οριστεί σαφώς -να έχει την "ταυτότητά" του. Όπως ήδη είπαμε, αυτή η "ταυτότητα" δίνεται σε κάθε κελί από το συνδυασμό της γραμμής και της στήλης στις οποίες ανήκει. Έτσι, όταν μιλάμε για το κελί Β4, αναφερόμαστε στο περιεχόμενο του κελιού που ανήκει στη στήλη "B", στο "ύψος" της γραμμής 4.

Από τη στιγμή που ένα κελί περιέχει μόνο απλές λέξεις ή αριθμούς, η εισαγωγή του κειμένου σε αυτό είναι απλούστατη. Αρκεί ένα κλικ πάνω στο κελί που θέλουμε να συμπληρώσουμε και κατόπιν πληκτρολογούμε όπως σε έναν επεξεργαστή κειμένου. Τα πράγματα αλλάζουν, όμως, αν επιθυμούμε το κελί μας να είναι "έξυπνο", να εξαρτά δηλαδή την τιμή του από τα δεδομένα που βρίσκονται μέσα σε άλλα κελιά. Τότε, για να μπορέσει το πρόγραμμα να καταλάβει τι ακριβώς του ζητάμε να κάνει, υπάρχει ένας συγκεκριμένος τρόπος με τον οποίο συμπληρώνουμε τα περιεχόμενα του κελιού, μια συγκεκριμένη σύνταξη. Με αυτή θα ασχοληθούμε λεπτομερώς σε επόμενη ενότητα.

Οι γραμμές εργαλείων

Πάνω στις γραμμές εργαλείων βρίσκονται, με τη μορφή κουμπιών-εικονιδίων, οι βασικότερες και πιο συχνά χρησιμοποιούμενες λειτουργίες. Έτσι, ο χρήστης δουλεύει ταχύτερα, ενώ μειώνεται και ο χρόνος προσαρμογής του στο νέο περιβάλλον. Με τα εργαλεία (εντολές) που παρέχουν οι γραμμές εργαλείων, εκτελούνται άμεσα διαδικασίες οι οποίες θα χρειάζονταν πολλά κλικ του ποντικιού μέσα στα μενού του προγράμματος για να ενεργοποιηθούν. Πολύ σημαντικό είναι το ότι αυτές δεν περιέχουν συγκεκριμένα εργαλεία, αλλά μπορεί καθένας να προσθέσει ή να αφαιρέσει κουμπιά-εικονίδια, ανάλογα με τις ανάγκες του, διαλέγοντας μέσα από μια τεράστια γκάμα. Αυτό έχει αποτέλεσμα την άμεση πρόσβαση σε όλες τις εντολές που εκτελούμε συχνά.

Ανοιγμα και αποθήκευση αρχείου

Τα βιβλία εργασίας, μέσα στα οποία, όπως είπαμε, μπορεί να περιέχονται από ένα μέχρι δεκάδες φύλλα εργασίας, είναι ουσιαστικά αρχεία. Τα αρχεία αυτά έχουν κατάληξη ".ods". Τα αντιγράφουμε, τα μετακινούμε, τα μετονομάζουμε ή τα διαγράφουμε.

Για να "ανοίξουμε" ένα αρχείο του Calc υπάρχουν πολλοί τρόποι. Ο πιο ορθολογικός είναι από την αντίστοιχη επιλογή του μενού εντολών του προγράμματος. Αν στο μενού "File" επιλέξουμε "Open", εμφανίζεται το παράθυρο μέσω του οποίου "ανοίγουμε" τα αρχεία, δηλαδή τα φορτώνουμε στη μνήμη του υπολογιστή ώστε να εμφανιστούν στην οθόνη μας. Aλλος τρόπος για το "άνοιγμα" ενός αρχείου του Calc είναι να αναζητήσουμε το αρχείο και να κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο όνομα ή στο εικονίδιό του. Στην περίπτωση αυτή, φορτώνεται αυτόματα το ίδιο το Calc και κατόπιν ανοίγει το σχετικό αρχείο.

Η διαδικασία για την αποθήκευση ενός αρχείου είναι παρόμοια. Από το μενού "File" επιλέγουμε "Save" και δίνουμε το όνομα με το οποίο θέλουμε να αποθηκευτεί στο δίσκο. Την κατάληξη ".ods" δεν χρειάζεται να τη δώσουμε -το πρόγραμμα την προσθέτει αυτόματα. Το παράθυρο της αποθήκευσης δίνει τη δυνατότητα όχι μόνο να περιηγηθούμε μέσα στους φακέλους του σκληρού μας δίσκου, πριν αποθηκεύσουμε, αλλά και να δημιουργήσουμε νέους φακέλους για καλύτερη ταξινόμηση. Σημειώστε όμως, ότι εμφανίζεται μόνο την πρώτη φορά που "σώζουμε" ("αποθηκεύουμε") το αρχείο μας, καθώς ύστερα το πρόγραμμα υποθέτει πως ό,τι αλλαγές κάνουμε στο αρχείο θα "σωθούν" με το ίδιο όνομα. Εάν εμείς θέλουμε να κάνουμε αλλαγές στο φύλλο και να το αποθηκεύσουμε με άλλο όνομα (ώστε να μη χάσουμε το παλιό), θα πρέπει να καταφύγουμε στην εντολή "Save as" του μενού "File".